Polityka prywatności i ochrony danych osobowych

1. Zakres polityki i najważniejsze informacje

Ta polityka wyjaśnia przetwarzanie danych w serwisie cip.legal, podczas kontaktu z Centrum Informacji Prawnej oraz w związku z przygotowaniem i wykonywaniem usług. Dotyczy odwiedzających, osób kierujących zapytania, klientów, ich przedstawicieli oraz osób, których dane występują w dokumentach sprawy. Nie zastępuje szczegółowej informacji przekazywanej przy konkretnej usłudze, jeżeli jej charakter wymaga dodatkowych wyjaśnień. Wersja dokumentu: 19 października 2026 r.

2. Administrator danych i adresy kontaktowe

Administratorem jest Centrum Informacji Prawnej spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Zygmunta Słomińskiego 7/203, 00-195 Warszawa, Polska, KRS 0000667596, NIP 5252702537. Biuro w Wielkiej Brytanii: 3 Craigmuir Court, Glasgow, G52 4HF, Szkocja, Zjednoczone Królestwo. Kontakt w sprawach usług: kancelaria@cip.legal. Centrum Informacji Prawnej jest częścią Grupy Bodzinski.pl. Sama przynależność do grupy nie oznacza wspólnej bazy klientów, automatycznego udostępniania danych innym spółkom ani współadministracji.

3. Wyznaczony inspektor ochrony danych

Spółka wyznaczyła inspektora ochrony danych: William Richard Bodziński. Bezpośredni kontakt: IOD@CIP.LEGAL. Możesz również przesłać list na polski adres administratora z dopiskiem „Inspektor ochrony danych”. Z IOD można kontaktować się w sprawach przetwarzania danych, realizacji praw i zgłaszania zastrzeżeń. Kontakt z IOD nie wymaga korzystania z usług kancelarii.

4. Jakie przepisy stosujemy

Podstawą ochrony danych w Polsce jest rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), uzupełniane ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych. W zakresie działalności objętej prawem brytyjskim zastosowanie mają UK GDPR oraz Data Protection Act 2018, z uwzględnieniem obowiązujących zmian, w tym Data (Use and Access) Act 2025. O zastosowaniu przepisów decydują okoliczności przetwarzania, a nie samo obywatelstwo osoby. Informacje poniżej rozróżniają zasady, gdy jest to potrzebne.

5. Kategorie danych i ich źródła

Przy kontakcie otrzymujemy adres e-mail, treść wiadomości, dobrowolnie podany telefon i inne informacje, które zdecydujesz się przekazać. Przy zleceniu możemy potrzebować danych identyfikacyjnych, adresowych, reprezentacji, rozliczeń i płatności oraz dokumentów dotyczących sprawy: korespondencji, umów, decyzji, informacji rodzinnych, majątkowych i zawodowych. Zakres zależy od usługi. Dane techniczne wizyty mogą obejmować IP, datę i czas żądania, adres zasobu, status odpowiedzi, informacje o przeglądarce i adres strony odsyłającej, jeżeli jest przesyłany. Dane otrzymujemy także od uprawnionych przedstawicieli, klientów przekazujących dokumentację, współpracujących prawników, sądów i organów oraz z właściwych rejestrów publicznych, np. KRS lub CEIDG. Gdy dane pochodzą z innego źródła, wskazujemy konkretne źródło i zakres w informacji dotyczącej sprawy, chyba że stosuje się ustawowy wyjątek.

6. Cele, podstawy prawne i uzasadnione interesy

Zapytanie o własną usługę i jej wykonanie: art. 6 ust. 1 lit. b RODO lub UK GDPR, w zakresie niezbędnym do działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy i do wykonania umowy, której jesteś stroną.

Kontakt z przedstawicielem klienta, korespondencja organizacyjna i odpowiedź na ogólne pytania: art. 6 ust. 1 lit. f; interes polega na sprawnej komunikacji i obsłudze relacji zawodowej. Ta podstawa może również obejmować niezbędne dane innych uczestników sprawy, ocenę konfliktu interesów oraz ustalenie, dochodzenie lub obronę konkretnych roszczeń, po ocenie praw osób, których dane dotyczą.

Obowiązki podatkowe, rachunkowe i obowiązki ochrony danych: art. 6 ust. 1 lit. c, w związku z właściwymi przepisami, w szczególności ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości i ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa.

Dostarczenie i ochrona strony: art. 6 ust. 1 lit. f; interes obejmuje dostępność serwisu, wykrywanie błędów, zapobieganie nadużyciom i wyjaśnianie incydentów.

Zgoda: art. 6 ust. 1 lit. a wyłącznie dla odrębnie określonych, rzeczywiście dobrowolnych czynności, jeżeli o zgodę poprosimy. Podstawę dobieramy do celu; nie stosujemy wszystkich podstaw łącznie do każdego działania.

7. Dane o zdrowiu, sprawach karnych i dzieciach

Dokumenty rodzinne lub dotyczące świadczeń mogą zawierać informacje o zdrowiu albo inne szczególne kategorie danych. Oprócz podstawy z art. 6 potrzebna jest właściwa przesłanka z art. 9 ust. 2 RODO lub UK GDPR. Może nią być niezbędność do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych (lit. f), a w odpowiednich przypadkach wyraźna zgoda (lit. a). Nie zakładamy, że każda pomoc przy formularzu automatycznie spełnia warunek dotyczący roszczeń. W sprawach brytyjskich uwzględniamy dodatkowe warunki Data Protection Act 2018, gdy są wymagane. Dane o wyrokach skazujących i naruszeniach prawa podlegają osobnym ograniczeniom z art. 10; zwykła zgoda lub sama umowa nie stanowi uniwersalnego upoważnienia do ich przetwarzania. Przed przyjęciem takich materiałów ustalamy dopuszczalny zakres i sposób obsługi, w tym potrzebę udziału uprawnionego prawnika. Dane dzieci ograniczamy do potrzeb konkretnej sprawy i weryfikujemy umocowanie osoby działającej w ich imieniu. Nie wysyłaj w pierwszym zapytaniu numeru PESEL, skanów dokumentów tożsamości, akt karnych ani dokumentacji medycznej.

8. Jak działa formularz i czy dane są obowiązkowe

Formularz wymaga adresu e-mail i treści wiadomości; telefon jest opcjonalny. Przygotowuje wiadomość w Twojej aplikacji pocztowej. Dopiero wysłanie jej w tej aplikacji przekazuje zapytanie do Centrum Informacji Prawnej. Formularz nie przesyła treści do osobnego systemu zgłoszeń i nie zapisuje jej na serwerze strony. Po otwarciu poczty dane podlegają również zasadom używanego przez Ciebie dostawcy poczty. Opcja kopiowania przekazuje treść do schowka urządzenia na Twoje polecenie. Obowiązkowe pole potwierdza zapoznanie się z informacją o przetwarzaniu; nie jest zgodą marketingową ani podstawą obsługi zapytania. Możesz skontaktować się także bezpośrednio e-mailem lub listownie. Podanie danych jest co do zasady dobrowolne, ale bez danych kontaktowych nie odpowiemy, a bez informacji niezbędnych do danej usługi możemy nie móc jej wykonać. Obowiązkowe dane do umowy lub rozliczenia wskazujemy przy ich zbieraniu wraz z konsekwencjami niepodania.

9. Odbiorcy danych i współpracujące kancelarie

Dostęp w niezbędnym zakresie mogą otrzymywać osoby upoważnione do obsługi sprawy, dostawcy hostingu, poczty i utrzymania IT, podmioty obsługujące księgowość, płatności, doręczenia i tłumaczenia oraz uprawnieni doradcy, sądy, organy i inni uczestnicy postępowania, jeżeli wymaga tego sprawa i istnieje podstawa prawna. Dostawcy działający na nasze zlecenie otrzymują dane na zasadach powierzenia; podmioty samodzielnie określające własne cele przetwarzania działają jako odrębni administratorzy. W sprawach UK wymagających czynności zastrzeżonych organizujemy przekazanie sprawy współpracującej, odpowiednio uprawnionej kancelarii po uzgodnieniu tego z klientem. Przed przekazaniem wyjaśniamy jej tożsamość, rolę i zakres dokumentów. Uzgodnienie skierowania sprawy nie oznacza automatycznie, że zgodą w rozumieniu RODO uzasadniamy każde ujawnienie. Każdy odbiorca otrzymuje tylko dane potrzebne do swojej roli. Spółki Grupy Bodzinski.pl nie otrzymują akt wyłącznie z racji przynależności do grupy.

10. Polska, Wielka Brytania i transfery międzynarodowe

Obsługa spraw polsko-brytyjskich może wymagać przetwarzania danych w Polsce i Wielkiej Brytanii oraz udostępnienia ich odrębnym odbiorcom w tych państwach. Przekazania z EOG do UK objęte zakresem decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony opierają się na art. 45 RODO i decyzji (UE) 2021/1772 w aktualnym brzmieniu, zmienionej m.in. decyzją (UE) 2025/2574. Przekazania z UK do EOG korzystają z brytyjskich przepisów o adekwatności w zakresie ich zastosowania. Nie oznacza to automatycznej legalności dalszego przekazania do dowolnego państwa. Przy innych transferach konieczne jest ustalenie konkretnego odbiorcy, państwa i mechanizmu, np. właściwych standardowych klauzul umownych, brytyjskiego IDTA lub Addendum, wraz z wymaganą oceną i dodatkowymi zabezpieczeniami. Informację o mechanizmie właściwym dla danego przekazania oraz sposób uzyskania kopii zabezpieczeń udostępnia IOD; szczegóły przekazujemy przed takim transferem, gdy wymagają tego przepisy. Nie deklarujemy, że wszystkie systemy i kopie zapasowe znajdują się wyłącznie w EOG.

11. Jak ustalamy okres przechowywania

Nie przechowujemy wszystkich danych przez jeden jednakowy okres.

Zapytanie, z którego nie powstało zlecenie: do zakończenia odpowiedzi i niezbędnych uzgodnień; późniejsze przechowywanie wymaga odrębnej, uzasadnionej potrzeby, np. udokumentowanego sporu.

Dokumentacja zlecenia: przez czas obsługi, a po jej zakończeniu w zakresie potrzebnym do rozliczenia, obowiązkowej archiwizacji lub ochrony roszczeń; znaczenie mają rodzaj dokumentu, prawo właściwe, termin wymagalności, przedawnienie i zdarzenia wpływające na jego bieg.

Dokumentacja podatkowa: przez okres wymagany prawem, co do zasady powiązany z pięcioletnim terminem przedawnienia zobowiązania liczonym od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku; jego zawieszenie lub przerwanie może zmienić datę końcową. Dokumenty rachunkowe podlegają terminom właściwym dla ich kategorii.

Skargi i realizacja praw: do zakończenia sprawy, następnie tylko w niezbędnym zakresie dla wykazania wykonania obowiązków lub sporu.

Logi techniczne: przez okres niezbędny do utrzymania bezpieczeństwa i wyjaśnienia błędów, z odrębnym zabezpieczeniem zapisów dotyczących konkretnego incydentu.

Dane oparte na zgodzie: do osiągnięcia celu lub wycofania zgody, chyba że istnieje niezależna podstawa dalszego przechowywania ograniczonego zakresu. Szczegółowy okres lub kryteria dla Twojej dokumentacji możesz uzyskać od IOD. Dane zbędne podlegają usunięciu lub skutecznej anonimizacji; kopie zapasowe podlegają cyklowi nadpisywania właściwemu dla danego systemu.

12. Cookies, pamięć przeglądarki i usługi zewnętrzne

Kod tej strony nie zapisuje cookies analitycznych ani reklamowych, nie używa pikseli marketingowych, profilowania reklamowego, localStorage ani sessionStorage. Wybór języka wynika z adresu podstrony. Zdjęcia, skrypty i style są dostarczane jako pliki strony; nie osadzamy map, filmów ani widżetów społecznościowych pobierających dane od zewnętrznych platform. Zwykłe odnośniki prowadzą do innych serwisów dopiero po ich otwarciu. Infrastruktura hostingowa może przetwarzać logi połączeń i stosować mechanizmy bezpieczeństwa niezależnie od kodu strony; takie dane nie są treścią formularza. Prywatny podgląd na platformie publikacyjnej może dodatkowo wymagać logowania obsługiwanego przez operatora platformy. Uruchomienie dodatkowych narzędzi wymaga uprzedniej oceny i aktualizacji informacji, a tam, gdzie wymagana jest zgoda na zapis lub odczyt danych z urządzenia, jej uzyskania przed aktywacją narzędzia. Samo korzystanie ze strony nie stanowi takiej zgody.

13. Twoje prawa

Możesz żądać potwierdzenia przetwarzania i dostępu do danych oraz ich kopii (art. 15), sprostowania nieprawidłowych danych i uzupełnienia niekompletnych (art. 16), usunięcia przy spełnieniu przesłanek (art. 17) oraz ograniczenia przetwarzania w przypadkach przewidzianych prawem (art. 18). Prawo przenoszenia (art. 20) dotyczy danych dostarczonych przez Ciebie, przetwarzanych automatycznie na podstawie umowy lub zgody; nie obejmuje automatycznie całej dokumentacji i naszych analiz. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie równie łatwo, jak jej udzielono, bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania. Prawa mają ustawowe warunki i ograniczenia, w szczególności wynikające z ochrony praw innych osób, obowiązków prawnych oraz prawidłowo ustalonej tajemnicy zawodowej. Nie oznacza to ogólnego wyłączenia Twoich praw. Jeżeli nie możemy uwzględnić wniosku w całości, wyjaśniamy zakres i podstawę odmowy oraz dostępne środki ochrony. Analogiczne uprawnienia wynikają z UK GDPR, z uwzględnieniem właściwych brytyjskich przepisów.

14. Prawo sprzeciwu — zwróć na nie szczególną uwagę

W każdej chwili możesz wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO lub UK GDPR. Po sprzeciwie zaprzestaniemy tego przetwarzania, chyba że wykażemy ważne, prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec Twoich interesów, praw i wolności albo podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Jeżeli dane byłyby przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego, sprzeciw wobec takiego wykorzystania jest bezwarunkowy. Sprzeciw prześlij na IOD@CIP.LEGAL lub pocztą. Nie jest wymagany szczególny formularz.

15. Jak złożyć wniosek i kiedy odpowiadamy

Napisz do IOD lub na adres spółki, opisz żądanie i podaj dane pozwalające zidentyfikować dotyczącą Cię sprawę. Nie wymagamy automatycznie skanu dowodu; dodatkowe informacje służące potwierdzeniu tożsamości mogą być potrzebne, jeżeli istnieją uzasadnione wątpliwości. Możesz działać przez należycie umocowanego przedstawiciela. Co do zasady odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca. Przy złożoności lub liczbie żądań przepisy dopuszczają przedłużenie o dalsze dwa miesiące; informujemy o tym i przyczynach w podstawowym terminie. W sprawach UK sposób obliczenia terminu uwzględnia przewidziane prawem zasady wyjaśnienia żądania i potwierdzenia tożsamości. Realizacja jest zasadniczo bezpłatna; opłata lub odmowa wymaga konkretnej podstawy prawnej i uzasadnienia. Żądania nie muszą zawierać numerów przepisów ani specjalnych sformułowań.

16. Zastrzeżenia i skarga do organu nadzorczego

Zastrzeżenia dotyczące danych możesz zgłosić na IOD@CIP.LEGAL albo listownie. Podaj, co się wydarzyło i jakiego wyjaśnienia oczekujesz; dokumenty dołączaj tylko w niezbędnym zakresie. W sprawach objętych brytyjskim trybem skarg potwierdzamy otrzymanie skargi w ciągu 30 dni, podejmujemy odpowiednie czynności wyjaśniające i informujemy o wyniku bez nieuzasadnionej zwłoki. Skargę dotyczącą działania samego IOD możesz skierować do zarządu na adres spółki; nie powinna jej rozstrzygać wyłącznie osoba, której dotyczy. Masz prawo do skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, uodo.gov.pl, albo innego właściwego organu w EOG, w szczególności w miejscu zwykłego pobytu, pracy lub naruszenia. W UK właściwym organem jest ICO: informacje i składanie skarg. Kontakt z Centrum Informacji Prawnej nie pozbawia prawa do ochrony sądowej ani skargi do właściwego organu. Aktualną procedurę skierowania sprawy do ICO opisuje wskazana strona regulatora. Pobierz formularz skargi (.txt).

17. Bezpieczeństwo, poufność i automatyzacja

Dostęp do informacji ograniczamy do zakresu potrzebnego do wykonania zadań. Sposób przekazywania dokumentacji ustalamy odpowiednio do jej wrażliwości; zwykły formularz pierwszego kontaktu nie służy do przesyłania pełnych akt. Podejrzenie błędnego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu zgłoś IOD, bez dalszego rozsyłania dokumentów. Stosowanie zabezpieczeń nie jest gwarancją absolutnego bezpieczeństwa. Strona nie podejmuje wobec odwiedzających decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne skutki wyłącznie automatycznie i nie służy profilowaniu. Ilustracje na stronie nie oznaczają przekazywania danych klientów do narzędzi generujących obrazy. Zastosowanie nowych narzędzi do danych spraw wymaga odrębnej oceny oraz informacji, jeżeli zmienia cele, odbiorców lub zasady przetwarzania.

18. Aktualizacja informacji i podstawy do sprawdzenia

Przy zmianie sposobu przetwarzania aktualizujemy politykę i datę wersji. O istotnych zmianach dotyczących już pozyskanych danych informujemy w sposób odpowiedni do relacji i obowiązków prawnych; sama zmiana tekstu nie tworzy nowej podstawy przetwarzania. Źródła: RODO, w szczególności art. 5–6, 9–10, 12–22, 28, 32–39 i 44–49; ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, w tym art. 11; UK GDPR; Data Protection Act 2018; Data (Use and Access) Act 2025. Pytania o zastosowanie polityki do konkretnej sprawy kieruj do IOD.